1 lutego wszedł w życie Krajowy System e-Faktur (KSeF). Od tego dnia przedsiębiorcy mierzą się z nowym sposobem wystawiania i odbierania faktur. KSeF to temat, który w ostatnim czasie budzi wiele pytań i wątpliwości – nowe obowiązki, zmiany w sposobie fakturowania oraz kwestie techniczne sprawiają, że wdrożenie systemu może wydawać się skomplikowane i wymagające.
Do naszej Kancelarii trafia wiele pytań dotyczących stosowania nowych regulacji. Aby ułatwić Państwu funkcjonowanie w nowym systemie, poniżej przedstawiamy odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania związane z KSeF. Zachęcamy do zapoznania się z materiałem – wierzymy, że pomoże on lepiej przygotować się do działania w ramach nowego systemu.
1. Czy zostanę poinformowany o pojawieniu się w KSeF faktury wystawionej na moją firmę?
KSeF nie wysyła powiadomień o otrzymaniu faktury i nie oferuje możliwości włączenia takiej funkcjonalności. Opcję powiadomień mogą natomiast zapewniać producenci zewnętrznego oprogramowania zintegrowanego z KSeF i zapewniającego możliwość pobierania dokumentów z systemu.
2. Czy muszę samodzielnie archiwizować dokumenty z KSeF?
Dokumenty znajdujące się w KSeF są archiwizowane w systemie przez 10 lat, czyli dłużej niż wymagają tego przepisy prawa. Decyzja o dodatkowym archiwizowaniu dokumentów w firmie ma charakter zarządczy i może wynikać np. z braku zaufania do systemu. Ewentualna archiwizacja dokumentów z KSeF może odbywać się wyłącznie w formie elektronicznej.
3. Na fakturze otrzymanej od kontrahenta widnieje inna kwota do zapłaty niż na tym samym dokumencie pobranym z KSeF – dlaczego?
Dotychczas faktury, poza funkcją podatkową, spełniały również szereg innych funkcji biznesowych. Większa dowolność w zakresie formatu i prezentowanych danych umożliwiała przekazywanie dodatkowych informacji między kontrahentami.
Faktura ustrukturyzowana (czyli faktura przesyłana do KSeF) ma ściśle określony format, przez co prezentowanie na niej niektórych informacji jest niemożliwe (lub niepożądane przez wystawiających). W rezultacie dokument otrzymany w KSeF może różnić się od wersji przekazanej innym kanałem (np. e-mailem czy przez portal klienta).
Przykładem mogą być faktury za usługi telefonii komórkowej. Dotychczas na fakturach widniały opłaty za bieżące usługi telekomunikacyjne oraz kwota należnych rat za sprzęt. Klient dostawał na fakturze wygodną informację o kwocie do zapłaty (usługi + rata). W KSeF wykazane zostaną wyłącznie kwoty dotyczące bieżących usług telekomunikacyjnych, co oznacza, że faktyczna kwota należna do zapłaty (uwzględniająca raty) może być wyższa, niż wynika to z danych widocznych w systemie. Dokumenty znajdujące się na portalach klientów lub przesyłane mailowo mogą więc różnić się od tych otrzymywanych w KSeF w zakresie kwot do zapłaty (i nie tylko).
4. Prowadzę działalność w formie spółki. Złożyliśmy ZAW-FA, ale po zalogowaniu do KSeF nie mamy dostępu do swoich dokumentów, nie widzimy zakładki „Faktury”.
Przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą , aby zalogować się i działać w KSeF nie muszą podejmować dodatkowych czynności, ponieważ domyślnie mają dostęp do wszystkich funkcjonalności KSeF.
W przypadku spółek konieczne jest złożenie do właściwego urzędu skarbowego formularza ZAW-FA, w którym wskazuje się osobę uprawnioną do logowania w systemie. Osoba zgłoszona w ZAW-FA nie otrzymuje jednak automatycznie wszystkich uprawnień (np. do przeglądania i wystawiania faktur). Po pierwszym zalogowaniu należy samodzielnie nadać sobie odpowiednie uprawnienia w systemie.
5. Czy mogę wysłać do KSeF fakturę z załącznikiem?
Wystawianie faktur z załącznikami w KSeF jest możliwe, jednak wymaga spełnienia dodatkowych warunków.
Aby skorzystać z tej funkcji, należy złożyć odpowiednie zgłoszenie do urzędu skarbowego i poinformować KAS o zamiarze przesyłania faktur z załącznikami. Funkcjonalność będzie możliwa dopiero po otrzymaniu z urzędu maila z potwierdzeniem.
Załącznik w KSeF musi mieć określony format (XML). Nie ma możliwości dołączania plików takich jak umowy, zdjęcia czy protokoły odbioru. Możliwe jest przekazywanie głównie danych liczbowych, takich jak ceny, ilości, taryfy czy numery liczników lub pojazdów. Wszelkie inne dokumenty, które muszą towarzyszyć fakturze jako załącznik, należy przesyłać z pominięciem systemu KSeF.
6. Jak liczyć limit pozwalający na wystawianie faktur sprzedażowych z pominięciem KSeF do końca 2026 r.?
Co do zasady przedsiębiorcy są zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF od 1 lutego lub 1 kwietnia 2026 r. – w zależności od wysokości osiąganych przychodów.
Nowe przepisy przewidują jednak zwolnienie dla najmniejszych podmiotów, których miesięczna sprzedaż brutto nie przekracza 10 000 zł. Limit ten nie odnosi się do całej sprzedaży brutto, lecz wyłącznie do tej części sprzedaży, która podlegałaby obowiązkowi fakturowania w KSeF. W związku z tym, do limitu nie wlicza się:
- sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej,
- sprzedaży udokumentowanej fakturami uproszczonymi (paragon z NIP do 450 zł),
- sprzedaży udokumentowanej przy użyciu kas fiskalnych.
W praktyce oznacza to, że przedsiębiorcy działający głównie w branżach obsługujących osoby fizyczne mogą nie mieć obowiązku wystawiania faktur w KSeF aż do 1 stycznia 2027 r., nawet przy osiąganiu wysokich przychodów.
7. Osiągam przychody z najmu prywatnego – czy faktury z tego tytułu trzeba wysyłać do KSeF?
Faktury dokumentujące najem prywatny są traktowane na gruncie KSeF jak każda inna faktura. Oznacza to obowiązek ich wystawiania w KSeF, jeżeli są wystawiane na podmioty inne niż osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej. Jeżeli miesięczna sprzedaż brutto nie przekracza 10 000 zł, obowiązek ten powstanie dopiero od 1 stycznia 2027 r. (szczegóły dotyczące wyliczania limitu – zob. pytanie 6).
8. Wystawiłem i wysłałem do KSeF fakturę zawierającą błędy. Co mogę zrobić?
Jedynym sposobem skorygowania błędów na fakturze wystawionej w KSeF jest wystawienie faktury korygującej, również za pomocą KSeF.
9. Czy muszę akceptować faktury wystawione na moją firmę w KSeF?
System nie przewiduje obowiązku ani technicznej możliwości „akceptowania” faktur otrzymanych w KSeF. Może się jednak zdarzyć, że faktura zostanie wystawiona omyłkowo lub w wyniku nadużycia.
Biorąc to pod uwagę, szczególnie istotne jest zapewnienie możliwości selekcji dokumentów wewnątrz firmy oraz zapewnienie sprawnej komunikacji z księgowością. Zaprojektowanie odpowiednich procedur obiegu dokumentów w firmie oraz korzystanie z zewnętrznego oprogramowania może dodatkowo usprawnić pracę z dokumentami elektronicznymi i ograniczyć ryzyko występowania błędów, takich jak zapłata lub zaksięgowanie faktur niezwiązanych z prowadzoną działalnością.
10. Certyfikaty i tokeny – czym są i czy są mi potrzebne?
Certyfikaty i tokeny to narzędzia umożliwiające połączenie zewnętrznego oprogramowania (np. aplikacji do wystawiania faktur, oprogramowania księgowego etc.) z KSeF. Po ich umieszczeniu w wybranym programie, można za jego pomocą pobierać oraz/lub wysyłać faktury do KSeF bez konieczności każdorazowego logowania się do systemu.
Konieczność korzystania z certyfikatów lub tokenów zależy od specyfiki działalności, przyjętych procedur wewnętrznych oraz rodzaju wykorzystywanego oprogramowania.