Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) jest dla wielu przedsiębiorców nie tylko zmianą techniczną w sposobie wystawiania i odbierania faktur, ale również momentem weryfikacji dotychczasowych praktyk stosowanych w procesie fakturowania.
Jednym z obszarów, który szczególnie wyraźnie pokazuje skalę problemów, są daty wskazywane na fakturach sprzedażowych. KSeF nie zmienił zasad dotyczących prawidłowego wystawiania faktur. System jedynie uwidocznił błędne praktyki, które w wielu firmach funkcjonowały od lat. Dotyczy to szczególnie sytuacji, w których daty na dokumentach były dostosowywane do potrzeb rozliczeniowych zamiast odzwierciedlać rzeczywisty przebieg transakcji.
Warto pamiętać, że pomimo tego że w początkowym okresie funkcjonowania KSeF przedsiębiorcy nie muszą obawiać się części sankcji związanych bezpośrednio z systemem, nie oznacza to, że błędne dokumentowanie sprzedaży pozostaje bez konsekwencji.
Data sprzedaży a data wystawienia faktury – dwie różne informacje
Podstawowym błędem spotykanym w praktyce jest utożsamianie daty sprzedaży z datą wystawienia faktury.
Data sprzedaży (określana również jako data dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi) wskazuje moment, w którym faktycznie doszło do zdarzenia gospodarczego. Jest związana z rzeczywistym wykonaniem świadczenia, a nie z technicznym wystawieniem dokumentu.
Data wystawienia faktury natomiast wskazuje dzień, w którym dokument został sporządzony.
Daty te mogą być różne i samo ich rozdzielenie nie stanowi błędu. Problem pojawia się dopiero wtedy, gdy data wskazana na fakturze nie odpowiada rzeczywistości gospodarczej.
Przykład: Przedsiębiorca wykonał usługę 30 czerwca, natomiast fakturę wystawił 10 lipca.
Prawidłowe dane na fakturze to:
- data sprzedaży: 30 czerwca,
- data wystawienia faktury: 10 lipca.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami fakturę można wystawić najpóźniej do 15-go dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym miała miejsce sprzedaż.
Oznacza to, że fakturę za sprzedaż wykonaną w czerwcu można wystawić do 15 lipca.
Możliwość późniejszego wystawienia faktury nie oznacza jednak możliwości zmiany daty sprzedaży. Jeżeli usługa została wykonana w czerwcu, to data sprzedaży powinna wskazywać czerwiec – nawet jeżeli faktura zostanie wystawiona już w lipcu.
Ważne!: Obowiązek podatkowy dla sprzedawcy, zarówno w podatku VAT, jak i podatku dochodowym, co do zasady, wystąpi w dacie sprzedaży, nie wystawienia faktury.
Czy KSeF zmienił termin wystawiania faktur?
Nie. Termin wystawiania faktur do 15-go dnia kolejnego miesiąca nie jest rozwiązaniem wprowadzonym przez KSeF. Przedsiębiorcy mieli taką możliwość również wcześniej.
Problem polega na tym, że w wielu firmach przez lata funkcjonowała praktyka „dopasowywania” dat na dokumentach, w tym antydatowania faktur, aby pasowały do oczekiwanych okresów rozliczeniowych. KSeF utrudnia takie działania, ponieważ dokumenty są przesyłane do systemu w sposób uporządkowany i możliwy do zweryfikowania.
Najczęstsze błędy dotyczące dat na fakturach
W praktyce przedsiębiorcy najczęściej popełniają błędy polegające na:
- braku rozróżnienia daty wystawienia i daty sprzedaży,
- niespójnościach pomiędzy datami na fakturze, a jej treścią (np. w opisie usługi „czynsz najmu za maj”, data sprzedaży: 1 czerwca; prawidłową datą sprzedaży jest maj, data wystawienia może być do 15.06),
- dla faktur poza KSeF – antydatowaniu polegającym na przesuwaniu daty wystawienia do poprzedniego okresu rozliczeniowego, tak aby zgadzała się z datą sprzedaży,
- dla faktur w KSeF – przesuwaniu daty sprzedaży do kolejnego okresu rozliczeniowego,
- wystawianiu faktur niezgodnie z faktycznym momentem wykonania usługi.
Nieprawidłowe rozumienie dat na fakturach może mieć konsekwencje nie tylko po stronie sprzedawcy, ale również nabywcy.
Czy data wystawienia faktury wpływa na odliczenie VAT?
Tak. Data wystawienia faktury może mieć znaczenie dla nabywcy, który chce odliczyć VAT.
Jeżeli kontrahent wystawi i prześle do KSeF fakturę w tym samym miesiącu, w którym doszło do sprzedaży, nabywca – przy spełnieniu pozostałych warunków ustawowych – może rozliczyć VAT w tym okresie.
Jeżeli natomiast sprzedawca wystawi fakturę w kolejnym miesiącu, korzystając z możliwości wystawienia dokumentu do 15-go dnia następnego miesiąca, moment odliczenia VAT dla nabywcy może przesunąć się na ten kolejny okres.
Przykład:
Sprzedaż miała miejsce 30 czerwca.
Faktura wystawiona i przesłana do KSeF 30 czerwca: nabywcamoże rozliczyć VAT w czerwcu.
Faktura wystawiona 10 lipca: nabywca może rozliczyć VAT dopiero w lipcu.
Dla przedsiębiorców oznacza to, że termin otrzymania faktury może mieć realny wpływ na rozliczenia podatkowe.
Warto również zwrócić uwagę, że w przypadku faktur wystawianych w KSeF za moment otrzymania faktury przez nabywcę uznaje się moment jej udostępnienia w systemie. Oznacza to, że nawet jeżeli sprzedawca wystawi fakturę w miesiącu, w którym doszło do sprzedaży, ale prześle ją do KSeF dopiero w późniejszym terminie, może to wpłynąć na przesunięcie momentu, w którym nabywca będzie mógł skorzystać z prawa do odliczenia VAT.
KSeF a prawidłowe fakturowanie – co warto sprawdzić w firmie?
Wdrożenie KSeF warto potraktować nie tylko jako zmianę narzędzia do przesyłania faktur, ale również jako okazję do uporządkowania procesów wewnętrznych.
Przedsiębiorcy powinni zweryfikować między innymi:
- czy data sprzedaży jest ustalana na podstawie faktycznego wykonania usługi lub dostawy,
- czy osoby wystawiające faktury znają zasady dotyczące terminów – przede wszystkim różnicę między datą sprzedaży a datą wystawienia dokumentu,
- czy korzystają z możliwości wystawienia faktury do 15-go dnia następnego miesiąca i znają konsekwencje podatkowe korzystania z tego prawa.
KSeF nie zmienia podstawowych zasad dotyczących fakturowania, pokazuje jednak obszary, które przez lata były traktowane zbyt swobodnie. Prawidłowe dokumentowanie sprzedaży jest, szczególnie w dobie KSeF, ważnym elementem bezpieczeństwa podatkowego przedsiębiorstwa
Dla firm oznacza to konieczność uporządkowania procesów fakturowania i odejścia od praktyk, które nie odzwierciedlają rzeczywistych zdarzeń gospodarczych.